Open to Internal and External candidates
Position Title: Purchasing Assistant
Workplace: Guatemala City, Guatemala
Rating: General Services, G5
Type of contract: One Year Fixed Term with extension possibilities
Estimated start date: As soon as possible
Closing date: February 25, 2022
Reference Code: VN2022/004 GT
Established in 1951, IOM is a Related United Nations Organization and, as a leading United Nations agency in the field of migration, works closely with governmental, intergovernmental and non-governmental partners. IOM is dedicated to promoting humane and orderly migration for the benefit of all. It does this by providing services and advice to governments and migrants.
IOM is committed to a diverse and inclusive environment. Internal and external candidates are eligible to apply for this vacancy. For the purposes of the vacancy, internal candidates are considered primary candidates.
Context:
Under the direct supervision of the Senior Administration and Finance Assistant and the overall supervision of the RMO, the Purchasing Assistant will be responsible for performing the following functions:
Roles and Responsibilities:
- Conduct procurement activities and provide frontline support, technical guidance and in-country training with respect to IOM’s procurement and supply chain policies, rules and regulations, as well as ensuring compliance with donor rules on the origin and nationality of goods, as well as the maximum limits for local purchases.
- Assist in procurement cycle management, including requirements definition, procurement planning, market research, bid issuance, bid evaluation and vendor performance evaluation in accordance with IOM procurement rules
and in coordination with the Global Procurement and Supply Unit, as needed. - Make purchases of materials, supplies, spare parts, furniture and equipment, in accordance with the specifications and characteristics provided by the applicant, adjusting to the budget and complying with the procedure defined by IOM and the respective donor. As well as coordinating the storage, transport and delivery of the acquired goods, ensuring their safety.
- Obtain quotes and prepare a comparative table with the options found in the market, which will be analyzed and signed by the Program Officer to make the purchase decision.
- Analyze the acquisition requests and start the purchase process once it has been verified that the “Acquisition Request” formats comply with the requested requirements and that they are authorized by the respective Program Officer.
- Prepare procurement and logistics reports with an estimate of deliveries of large purchases and present them to the program on the status of the processes.
- Follow up on each purchase order until the delivery of the goods including insurance, transport and control of reception and coordination for the preparation of delivery and payment documents to suppliers, keeping relevant project personnel and finances informed about the status of delivery.
- Liaise with the different units and offices with respect to procurement and service requests and requirements, in order to feed into procurement planning and consolidate the overall procurement needs of the Country Office.
- Coordinar el almacenamiento, transporte y la entrega de los bienes adquiridos, velando por la seguridad de los mismos.
- Proporcionar a la persona responsable de inventario toda la información necesaria para la inclusión del bien adquirido dentro del sistema de inventario de la Organización.
- Mantener y actualizar los procesos en el sistema PRISM y en el aplicativo de compras en la intranet y hacer un seguimiento del estado de las órdenes de compra y mantener a los clientes informados sobre el tiempo estimado de entrega o cualquier cambio que pueda afectar o modificar las condiciones de entrega predeterminadas; verificar que toda la mercancía esperada se reciba de acuerdo con las especificaciones de Órdenes de Compra (PO) y que todas las mercancías estén en buenas condiciones.
- Ejecutar los procesos de adquisición de invitación directa, administrando la gestión de contratos legales, condiciones de pago, manejo de los contratistas, evaluación de desempeño y garantizando el pleno cumplimiento de las normas establecidas en el Manual de Compras de la Organización.
- Leer y dar trámite a la correspondencia del correo electrónico, referente a temas de la Unidad de compras. Así como atender a los proveedores en temas inherentes a las negociaciones, carteras vencidas, bloqueos de despachos por no pago, etc.
- Coordinar y participar en el proceso para la selección y calificación de proveedores según parámetros de calidad, oportunidad y precio definidas por la Organización.
- Participar en los comités de Compras a los que sea invitado y sugerir proveedores para establecer LTA (acuerdos a largo plazo) para obras, servicios y productos comúnmente requeridos; y apoyar la revisión de contratos y acuerdos para su presentación al Departamento Legal.
- Cumplir estrictamente con los procedimientos, regulaciones y estándares de conducta de la OIM.
- Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea solicitada por el jefe de la Unidad de Compras, el oficial de Administración de Recursos de la OIM o el Coordinador(a) Nacional de Proyecto.
Experiencia y Calificaciones requeridas
Educación
• Título Universitario en Administración de Empresas o carreras afines será una ventaja con al menos tres años de experiencia profesional en áreas relevantes a la administración.
• Diploma de Secundaria con al menos 5 años de experiencia relevante en el área administrativa, compras y logística.
Experiencia
• Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, Project).
• Excelentes habilidades de negociación y contrataciones de materiales, suministros, repuestos, mobiliarios, equipos y otros.
• Conocimiento en SAP una ventaja
• Habilidades en contrataciones de materiales, suministros, repuestos, mobiliario, equipos, entre otros.
• Experiencia trabajando en cualquier sistema de la ONU o en cualquier organización multicultural es una ventaja.
Habilidades
▪ Alcanza sus objetivos en situaciones difíciles.
▪ Efectivamente coordina acciones con los socios implementadores.
▪ Trabaja efectivamente con autoridades locales, socios, beneficiarios y la comunidad en general para avanzar en los objetivos de las oficinas de país o regionales.
Idiomas
• Español (Fluido hablado y escrito)
• Inglés Avanzado
Competencias Requeridas
Se espera que el titular manifieste los siguientes valores y competencias:
Valores
• Inclusión y respeto por la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Apoya la diversidad y la inclusión donde sea posible.
• Integridad y transparencia: Mantiene estándares éticos altos y actúa de forma consistente con los principios y reglas organizacionales y las pautas de conducta.
• Profesionalismo: Demuestra habilidad para trabajar de manera compuesta, competente y comprometida, mostrando buen juicio al enfrentar sus desafíos diarios.
Competencias Centrales –
• Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve colaboración efectiva al interior de su unidad y en conjunción con otras para alcanzar metas comunes y optimizar resultados.
• Producción de resultados: Produce y entrega resultados a tiempo y con orientación al servicio. Es dado/a a la acción comprometido/a con la consecución de los resultados acordados.
• Gestión y reparto del conocimiento: Busca continuamente aprender, compartir conocimiento e innovar.
• Responsabilidad: Toma sobre sí cumplir con las prioridades de la Organización y asume responsabilidad por sus acciones y el trabajo que se le delega.
• Comunicación: Fomenta y contribuye a una comunicación abierta y clara. Explica asuntos complejos de forma informativa, inspiradora y motivante.
How to apply
Importante:
Cualquier oferta realizada al candidato en relación con este aviso de vacante está sujeta a confirmación de fondos.
El nombramiento estará sujeto a la certificación de que el candidato esta médicamente apto para trabajar, cuenta con los permisos de trabajo y residencia y las autorizaciones de seguridad requeridas.
Cómo aplicar:
Candidatos/as Internos que cumplen con las calificaciones requeridas deberán presentar el formulario de Aplicación Interna (Internal Application Form) y una carta de interés a: iomsalhr@iom.int indicando el número de referencia de la vacante y el título de la posición. Serán contactados únicamente los candidatos preseleccionados. Fecha límite para aplicar a esta vacante es el 25 de febrero de 2022.
Candidatos/as externos que cumplen con las calificaciones requeridas deberán presentar su Hoja de Vida (máximo 2 páginas), Personal History Form (formulario adjunto) y una carta de interés a: iomsalhr@iom.int indicando el número de referencia de la vacante y el título de la posición. Serán contactados únicamente los candidatos preseleccionados. Fecha límite para aplicar a esta vacante es el 25 de febrero de 2022.
Para más información, por favor referirse a https://redhum.org/vacantes
Para considerar la candidatura válida, OIM sólo acepta documentación que cumpla con el perfil exigido y completo (Hoja de vida y carta de motivación)
No se considerarán aquellas aplicaciones recibidas en fecha posterior o que no especifiquen el nombre de la convocatoria.
Sólo se contactará a los candidatos que cumplan con el perfil requerido.
El adjunto no debe tener un peso mayor a 2MB.Country
Organization
Type
Career Category
Years of experience